Berpengalaman dalam billing, account receivable, document control, verifikasi surat jalan, serta koordinasi administrasi antar-divisi, dengan fokus pada akurasi, traceability, dan meminimalisir risiko operasional.
Memiliki ketertarikan untuk terus mengembangkan kemampuan di bidang administrasi, finance & accounting, serta business process, termasuk mempelajari SAP ERP sebagai bagian dari pengembangan profesional.
Saya memiliki pengalaman dalam proses billing, account receivable, verifikasi surat jalan, pemeriksaan kesesuaian pembayaran dengan tagihan, dan pengelolaan dokumen administrasi.
Saya menikmati pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan keteraturan, terutama dalam memastikan data dan kesesuaian dokumen, mudah ditelusuri, serta mendukung kelancaran proses administrasi antar-divisi.
Berpengalaman selama 8 tahun dalam billing & administrasi di industri manufaktur, dengan aktivitas yang mencakup invoicing, accounts receivable, verifikasi surat jalan, payment processing, rekonsiliasi transaksi, dan pengelolaan dokumen.
Terbiasa bekerja dengan data dan dokumen yang membutuhkan ketelitian, melakukan verifikasi, menindaklanjuti ketidaksesuaian, serta berkoordinasi dengan divisi terkait untuk mendukung kelancaran proses administrasi.
Tools dan sistem yang digunakan dalam pekerjaan administrasi dan transaksi.
Memiliki ketertarikan untuk terus mengembangkan kompetensi di bidang Administrasi, Accounting & Finance, Business Process, dan SAP ERP. SAP ERP menjadi salah satu area yang sedang dipelajari sebagai bagian dari pengembangan profesional.
Setiap proses menggambarkan masalah yang dihadapi, tindakan yang dilakukan, dan dampaknya terhadap pekerjaan.
Perbedaan skema harga dan diskon antar-cabang, serta transaksi dengan ukuran custom, dapat menimbulkan ketidaksesuaian harga pada proses pembuatan faktur.
Melakukan pengecekan ulang pada draft faktur, memvalidasi harga transaksi custom size berdasarkan master price, serta berkoordinasi dengan Sales Manager untuk memastikan diskon yang digunakan sesuai dengan transaksi.
Membantu memastikan harga dan skema diskon pada faktur sesuai dengan transaksi, dan program berjalan yang berlaku pada periode tertentu sehingga mengurangi potensi kesalahan dalam penagihan.
Ketidaksesuaian pada surat jalan, baik pada tanda tangan dan stempel maupun perubahan jumlah atau catatan status barang, dapat menyebabkan perbedaan antara dokumen, barang yang diterima customer, dan dasar tagihan.
Memverifikasi surat jalan, termasuk tanda tangan, stempel, perubahan jumlah barang, dan catatan khusus. Menindaklanjuti ketidaksesuaian dengan melakukan konfirmasi ke bagian ekspedisi di pabrik untuk memastikan kondisi dan status barang sesuai dengan pencatatan di sistem.
Membantu memastikan jumlah dan status barang sesuai dengan kondisi aktual surat jalan dan pencatatan di sistem, sehingga tagihan customer dapat sesuai.
Beberapa toko tidak memiliki stempel resmi atau mengalami pergantian karyawan, sehingga diperlukan dokumentasi tambahan untuk mendukung proses administrasi dan menghindari kendala saat verifikasi dokumen.
Memperbarui database spesimen tanda tangan toko, mengidentifikasi kondisi yang membutuhkan dokumentasi tambahan, kemudian menyiapkan Exception Memo sebagai dokumen pendukung untuk proses verifikasi dan administrasi.
Format dan pendekatan memo yang digunakan pada cabang yang saya tangani kemudian diminta oleh cabang lain sebagai contoh atau acuan dalam menangani kondisi serupa.
Tingginya volume surat jalan dan faktur yang berpindah dari billing ke AR membuat proses serah-terima dokumen perlu dicatat agar keberadaan dan penerima dokumen dapat ditelusuri.
Membuat Document Transmittal Form yang mencatat tanggal, nomer surat jalan, nama customer, tanggal penyerahan, dan penerima sebagai bukti serah-terima dokumen antara billing dan AR.
Memudahkan penelusuran status dokumen dan memastikan proses serah-terima antara billing dan AR tercatat dengan jelas.
Barang bonus/reward dikirim bersamaan dengan barang reguler meskipun menggunakan surat jalan terpisah, namun data pengirimannya perlu dipisahkan dalam proses rekap dan pencatatan.
Memisahkan dan merekap data surat jalan atau kiriman untuk barang bonus/reward, kemudian mendokumentasikan dan mengoordinasikan data tersebut dengan divisi pajak dan AR untuk mendukung proses administrasi terkait.
Membantu memastikan data kiriman bonus/reward terdokumentasi dengan jelas untuk mendukung proses administrasi pajak dan AR, baik dalam pemisahan transaksi bonus dari transaksi reguler maupun proses penagihannya.
Pembayaran customer dapat mencakup beberapa tagihan atau kontrabon, sehingga diperlukan pencocokan antara nominal pembayaran dengan data tagihan agar transaksi dapat diproses sesuai invoice yang dibayarkan.
Mencocokkan data pembayaran customer dengan tagihan dan kontrabon yang terkait, kemudian memproses transaksi pembayaran ke SAP sesuai data invoice serta melakukan pengecekan kembali terhadap nominal yang diproses.
Membantu memastikan pembayaran customer tercatat sesuai dengan tagihan yang dibayarkan, sehingga saldo piutang pada sistem dapat berkurang sesuai transaksi pembayaran.
Keterlambatan upload tanda terima pembayaran, kontrabon, dan bukti kunjungan dapat menyebabkan dokumentasi AR pada web internal perusahaan menjadi tidak lengkap.
Melakukan monitoring terhadap kelengkapan upload tanda terima pembayaran, kontrabon, dan bukti kunjungan pada web internal perusahaan serta menindaklanjuti dokumen yang belum diunggah dengan pihak terkait.
Membantu menjaga kelengkapan dokumentasi AR pada web internal perusahaan sehingga dokumen pembayaran dan kunjungan customer lebih mudah dipantau dan ditelusuri.
Banyaknya surat jalan yang perlu dikumpulkan dan disusun berdasarkan tanggal serta shipping point dapat menyulitkan pencarian dokumen saat dibutuhkan untuk pengecekan oleh divisi pajak.
Mengumpulkan dan menyusun surat jalan berdasarkan tanggal dan shipping point, kemudian memisahkan dokumen sesuai kebutuhan AR dan divisi pajak untuk memudahkan proses pengecekan dan pencocokan dokumen.
Membantu menjaga kelengkapan dan keteraturan dokumen surat jalan, sehingga dokumen lebih mudah ditemukan saat dibutuhkan untuk pengecekan oleh divisi pajak maupun proses administrasi AR.
Memastikan transaksi dan dokumen melalui proses verifikasi yang terstruktur.
Membangun mekanisme dokumentasi dan traceability untuk memperjelas accountability.
Menindaklanjuti ketidaksesuaian dan mencari solusi yang sesuai dengan kebutuhan operasional.
Membuat proses lebih terstruktur, mudah ditelusuri, dan konsisten.
Terbuka untuk peluang profesional dan koneksi yang relevan.